Inleiding
De paragraaf bedrijfsvoering geeft volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) inzicht in de stand van zaken en in de beleidsvoornemens aangaande de bedrijfsvoering.
De paragraaf bedrijfsvoering geeft volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) inzicht in de stand van zaken en in de beleidsvoornemens aangaande de bedrijfsvoering.
Beleidskader | Vastgesteld door | Datum vaststelling | Geldig tot |
---|---|---|---|
Nota Bedrijfsvoering 2012-2016 | College | 20 september 2011 | 31 december 2016 |
Notitie ‘Op afstand en op maat’, de gemeentelijke dienstverleningsvisie en het dienstverleningsconcept | Raad | Maart 2008 | 2015* |
Verordening artikel 212 GW, financieel beleid en financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie | Raad | 26 maart 2013 | Geen einddatum |
Informatiebeleidsplan 2016-2019 | College | 29 maart 2016 | 31 december 2019 |
Baseline informatiebeveiliging (BIG) | College | 23 september 2014 | Geen einddatum |
Informatiebeveiligingsbeleid 2015-2017 | College | 16 december 2014 | 31 december 2017 |
*op het moment van opstellen van deze begroting wordt een nieuwe dienstverleningsvisie opgesteld in samenwerking met Neerijnen en Lingewaal.
Wij willen een organisatie zijn die in staat is om weloverwogen aan de vraag vanuit de klant te voldoen en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. Bij het uitvoeren van onze wettelijke taken en bestaand beleid zetten wij niet meer middelen in dan noodzakelijk. We maken zoveel mogelijk gebruik van beschikbare standaarden, zoals modelverordeningen en ICT-toepassingen, en de kennis van anderen. Op nieuwe ontwikkelingen inspelen betekent ook dat plannen anders kunnen worden uitgevoerd dan eerder was bedacht, bijvoorbeeld doordat ontwikkelingen op ICT gebied nieuwe en andere mogelijkheden bieden.
Wij spelen flexibel in op de veranderende vraag door regionaal samen te werken, met name met Tiel en Culemborg, en gebruik te maken van de ervaringen van andere gemeenten. Integraal werken en resultaatsturing zijn leidende principes voor de gehele organisatie.
De medewerkers zijn het bedrijfskapitaal van onze organisatie. Bestuur en management zetten zich er voor in dat medewerkers met plezier hun werk doen en zich optimaal kunnen ontwikkelen, passend binnen de organisatiedoelen. We kiezen voor een persoonlijke en respectvolle benadering en willen hiermee stimuleren dat medewerkers zich thuis voelen in onze organisatie. Aan de andere kant verwachten we van onze medewerkers dat ze zich loyaal en enthousiast inzetten, hun verantwoordelijkheid nemen en – net als thuis – zorgvuldig omgaan met de beschikbare middelen.
Regionale samenwerking
De samenwerking in de regio speelt voor de ambtelijke organisatie op meerdere terreinen. Geldermalsen heeft met de samenwerkingspartners Culemborg en Tiel een aantal bedrijfsvoerings-taken ondergebracht in de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB). Onderzocht is of ook de taakvelden Algemeen Juridische Zakenen Facilitaire Zaken bij BWB kunnen worden ondergebracht. In het vierde kwartaal van 2016 besluiten de raden over de overdracht van deze taken per 1 januari 2017.
Zoals ook in programma 1 verwoord wordt in oktober 2016 een besluit genomen door de raden van de gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal over de mogelijke herindeling van de drie gemeenten. Na een positieve besluitvorming wordt een herindelingsontwerp uitgewerkt op basis waarvan in het voorjaar van 2017 de definitieve besluitvorming over de herindeling zal plaatsvinden. Afhankelijk van het besluit in oktober zal er vanaf dat moment fors meer capaciteit op deze samenwerking worden ingezet.
Informatiebeveiliging
Informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor een professionele gemeente. Het waarborgt de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Door informatieveiligheid ter verankeren in de organisatie en de processen wordt de kwaliteit van de producten en diensten aan burgers en bedrijven bewaakt. Ontwikkelingen als digitalisering, tijd- en plaatsonafhankelijk werken, de mogelijkheid om via internet met apparaten te communiceren (=internet of things), cloud-toepassingen en (keten)samenwerking zorgen ervoor dat er steeds hogere eisen gesteld worden aan de betrouwbaarheid van de informatievoorziening. Informatie dient beschikbaar en integer (actueel, tijdig en juist) te zijn. Daarnaast is het niet toegestaan dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Gemeenten hebben er taken bij gekregen en wisselen steeds meer persoonsgegevens uit over personen in kwetsbare posities. Dit betekent dat continu risicoanalyses moeten worden gedaan om risico’s adequaat te managen en de privacy te garanderen.
Vanaf 2014 wordt gewerkt aan een baseline binnen de gemeente. Het opzetten van deze baseline loopt door tot 2017. Vanaf 2017 wordt het verantwoordingsstelsel voor gemeenten aangepast inzake informatieveiligheid. Via een zelfevaluatie wordt de voortgang van deze baseline inzichtelijk. Het college zal jaarlijks in het jaarverslag, vanaf het jaarverslag 2017, in een in control verklaring transparant verantwoording afleggen over informatieveiligheid. De verklaring van de externe IT-auditor over de uitgevoerde zelfevaluatie zal hieraan worden toegevoegd.
Het informatiebeveilingsbeleid 2015-2017 heeft als doel om in 2018:
In 2017 worden hiervoor de volgende stappen gezet:
Verbetering hybride markt WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten)
Elke werkgever moet per 1 januari 2017 een keuze maken over de financieringswijze van het ZW en WGA risico. De wetswijziging heeft direct gevolgen voor de financiële verantwoordelijkheid van de werkgever waardoor er een grote behoefte ontstaat aan ondersteuning, advies en kennis op dit gebied. De veranderingen zijn o.a. de privatisering van de WGA Flex en een nieuwe premieberekeningsmethodiek van het UWV op basis van de werkelijke schadelast van de laatste 10 jaar.
Om een onderhandelingspositie ten opzichte van verzekeraars te hebben, moet de gemeente inzicht hebben in de historie van het ziekteverzuim maar ook in de kwaliteit van de verzuimbegeleiding.
Hoe beheers je de WGA-instroom vanuit verzuimbegeleiding? Hoe voorkom je dat medewerkers in die regeling terecht komen? De verzekeraar wil weten hoe groot het arbeidsongeschiktheidsrisico is.
Hoe meer inzicht je hebt in die strategie, hoe lager je premie. In BWB-verband wordt deze nieuwe regelgeving en de door de colleges te maken keuzes op dit moment voorbereid.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Zoals ook in programma 1 is vermeld, is onlangs in Brussel een akkoord bereikt over de nieuwe Europese Verordening voor bescherming van persoonsgegevens, afgekort AVG. De AVG bevat zeer gedetailleerde verplichtingen voor organisaties die persoonsgegevens verwerken om die gegevens te beschermen en breidt de privacyrechten van consumenten, werknemers, burgers en patiënten verder uit. Met miljoenenboetes dwingt de AVG tot nauwkeurige naleving van de nieuwe regels.
De AVG treedt al in 2016 in werking en zal in 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) volledig gaan vervangen. Alle bedrijfsprocessen en informatiesystemen moeten vóór 2018 zijn aangepast aan de AVG. In de tussenliggende tijd moet de gemeente dus Wbp-proof en AVG-gereed zijn.
De nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht tot het uitvoeren van een zogeheten Privacy Impact Assessment (PIA). De toezichthoudende autoriteit, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (AP, het voormalige College Bescherming Persoonsgegevens), heeft het recht om een lijst op te stellen van het soort verwerkingen waarvoor een PIA verplicht is. Daarnaast kan de AP ook een lijst opstellen van het soort verwerkingen waarvoor geen PIA vereist is.
Er moet bij elk geval van verwerking apart gekeken worden of en hoe een PIA moet worden uitgevoerd. De AVG stelt in artikel 35 lid 7 AVG dat een PIA ten minste onderstaande informatie moet bevatten:
Elektronisch factureren
E-factureren is de toekomst: het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt ondernemers en overheden administratie. Bovendien kunnen alle partijen hiervan ook financieel profiteren. Met ingang van november 2018 zijn overheden op grond van de Europese richtlijn inzake e-factureren (EU/55/2014) verplicht bij overheidsopdrachten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De Rijksoverheid stapt per 1 januari 2017 al over op e-factureren. Medeoverheden volgen daarna en kunnen ondersteuning krijgen bij de implementatie door het PIANOo programmabureau e-factureren.
De gemeente Geldermalsen verwerkt al een aantal jaar de facturen op digitale wijze en kan ook digitale facturen ontvangen. Op dit moment wordt in beeld gebracht of de nieuwe regelgeving nog invloed heeft op deze werkwijze.
Op het gebied van de bedrijfsvoering kent Geldermalsen in 2017 de volgende uitdagingen:
De gemeente heeft zich ten doel gesteld om te voldoen aan de wet Banenafspraak om de duurzame inzetbaarheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te bevorderen. De gemeente heeft hierin een belangrijke rol: naast de werkgeversrol, die aan werkgeversverplichtingen moet voldoen heeft zij ook een lokale/regionale regisseursrol.
De banenafspraak komt voort uit het sociaal akkoord van 2013. In het sociaal akkoord hebben werkgevers in de marktsector toegezegd dat zij elk jaar extra banen creëren voor mensen met een arbeidsbeperking, tot er in 2024 100.000 extra banen zijn. De overheidswerkgevers hebben afgesproken samen 25.000 extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking.
In het regionaal Gemeentelijk Sociaal Akkoord is overeengekomen dat Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO), met de daarbij behorende certificering, als ‘vliegwiel’ wordt ingezet om invulling te geven aan Sociaal Ondernemen, de Wet banenafspraak en Social Return on Investments in het inkoopbeleid. Daarnaast wordt PSO in 2016 opgenomen in het gemeentelijk inkoopbeleid. Vanaf 2017 zullen we bij de bloesem- en oogstrapportage inzicht geven in de toegepaste en gerealiseerde social return bij aanbestedingen.
Resultaatindicatoren:
De implementatie van rapportagetool LIAS was een van de efficiencymaatregelen uit de businesscase Financiën, die in 2016 is afgerond. De begroting 2017 en de oogstrapportage 2016 kunnen inmiddels met behulp van deze tool op efficiëntere wijze worden opgesteld. Tevens wordt de begroting 2017 online gepubliceerd. In het proces is nog een verbetering mogelijk door het toepassen van de module Prestatiemanagement. Hiermee wordt het proces van het opstellen van de planning & controlproducten verder vereenvoudigd en is het tevens mogelijk om bestuur en raad nog meer inzicht te geven in de afhandeling van acties. Wanneer een activiteit van een speerpunt uit de begroting in een volgend jaar geen speerpunt meer is, en ultimo het jaar niet was afgerond, wordt met deze module mogelijk gemaakt dat de afhandeling van deze activiteiten kan worden gevolgd. De transparantie over het gemeentelijk handelen wordt hiermee vergroot.
Intern gaan we de module prestatiemanagement toepassen voor het maken van afdelingsplannen en het bewaken van de voortgang hiervan.
Resultaatindicatoren
De activiteiten uit de nota bedrijfsvoering zullen voor een groot deel op eigen kracht en binnen bestaande budgetten worden uitgevoerd. De kosten voor de samenwerking CGT zijn conform de opgestelde businesscases en kunnen worden gedekt uit de hiervoor gevormde bestemmingsreserves.
Beschikbare uren voor de verbetering van de bedrijfsvoering 25 uur per fte per jaar, dit is ca. 3.200 uur per jaar.
In onderstaande tabel worden de bedrijfsvoeringskostenplaatsen weergegeven met de kostprijs per eenheid. Tevens zijn de kosten gerelateerd aan het aantal inwoners (26.389 ultimo juni 2016).
Kostenplaats | Verdeeleenheid | Kostprijs per eenheid | Kosten per inwoner |
---|---|---|---|
Huisvesting | m² | € 168 | € 14,80 |
Interne dienstverlening* | Fte | € 5.556 | € 24.52 |
BWB incl. kapitaallasten ICT | Productief uur | € 21,80 | € 111,62 |
Overige overhead | Productief uur | € 9,52 | € 48,76 |
Dit is het laatste begrotingsjaar waarin bovenstaande kengetallen worden getoond. Vanaf 2017 beschikken we namelijk over de kengetallen van Vensters voor bedrijfsvoering, waardoor we de kengetallen van Geldermalsen ook kunnen afzetten tegen landelijke kengetallen.
Vensters voor Bedrijfsvoering is een instrument van King waarmee wij een totaaloverzicht krijgen van onze bedrijfsvoering en de verbetermogelijkheden. Ook kunnen we de elementen van onze bedrijfsvoering vergelijken met die van andere organisaties.
Het totaaloverzicht komt tot stand vanuit verschillende invalshoeken (oftewel vensters). We meten aan de ene kant de feiten en kijken aan de andere kant naar de beleving van managers en medewerkers binnen de organisatie. Er doen ongeveer 100 gemeenten mee aan Vensters voor Bedrijfsvoering.
Wij zijn op het moment van het opstellen van deze begroting bezig met de feiteninventarisatie.